人に説明をする時に、相手のレベルに合わせて言葉を選んで説明が出来ない人がいます。
特に、相手が素人なのに専門用語を多用して、カタカナ言葉の一般的ではない言葉も使用して、「一体何が言いたかったのか？」という気持ちにさせるというのが多いですね。
専門家に誰にでもわかりやすい言葉で話すことは別に問題はないのです。
問題は、相手より知識レベルが下の人に、自分と同じレベルの言葉を使って相手に説明が伝わらないことです。
これは自分も良くやりがちなのですが、意識することで問題を解決することが出来ます。
相手に「分からない」と言われるのは、相手と同じ土俵に立って話していないため
相手に話をする時に「分からない」と言われる理由として、一番大きな理由となっているのが、「相手と同じ土俵に立って話していないため」というのがあります。
例えば、小学生の子供相手に、高校生向けの説明をして分かるでしょうか？
専門家でもない人を相手に、専門用語を多用して説明をして分かるでしょうか？
そう、何かを説明をする時は相手と同じレベルに立って説明しないと、会話が成り立たず、理解してもらえないのです。
以前このような記事を書いたことがあります。
自称エリートが陥りやすい会話の方法ですが、自分が立場が上と意識して話す人の特徴として、話す内容や説明の内容が分かりにくいというのがあります。
この手のタイプの人は相手が「話していることが分からない」という反応をしても、同じ説明を繰り返すだけなので、相手の「分からない」を解決することが出来ません。
相手と同じ土俵に立っていないため、外野からの言葉にしか聞こえず、言葉が届かないのです。
その問題を解決する唯一の方法が、相手と同じ土俵に立って話をすることです。
相手によって柔軟に話す内容の難易度を変え、素人相手には素人でもわかる言葉で説明する。
学者や専門家相手であれば学者や専門家が分かる言葉で説明する。
このように、言葉の使い分けをすることで相手と同じ土俵に立つことが出来るのです。
同じ説明の繰り返しでは何の印象も残らない
相手に何かを説明して「分からない」と言われたら、同じ説明を繰り返す人がいます。
しかし、前章でお話しした通り、それでは何の解決にもなりません。
相手が「分からない」と言っている場所はどこなのか、そこを解決するのが重要なのに、同じことを繰り返すだけでは相手の「分からない」は解決しないのです。
相手から「分からない」と言われたら、もっとわかりやすい言葉や表現を使って説明するしかない。
こちらのエゴで同じ言葉を繰り返しても、相手は理解してくれません。
相手から「分からない」と言われたら、２つ注目するべき点があります。
一つは「自分だけや一部の人だけが理解できる言葉を使っていないか」、もう一つは「相手と言葉のレベルを合わせることが出来ているか」です。
よくあるのが、自分だけが理解できる言葉で説明してしまい、相手にとっては「？？？」となってしまうケースです。
この場合は、一般的な言葉に置き換えてやらないといけません。
東京の人に地方の方言で話しても話が通じないのと同じです。
相手が理解できる共通言語で説明をする必要があります。
そのためには頭を整理して説明をする必要があるのですが、これは普段から心がけていないとなかなかできません。
自分のように文章に書き出しても良いです。
自分の言葉ではなく、一般的に理解できる言葉で自分の考えを出すことを習慣づけてみましょう。
そうすると、自分の頭の中でのみ理解できる言葉から、他の人が理解できる言葉に変換して説明することが出来るようになります。
「相手と言葉のレベルを合わせることが出来ているか」ということですが、これは良く技術者と顧客の会話で起こりがちなのですが、技術者が使う専門用語を顧客にそのまま使ってしまい、顧客から「何を言っているのか分からない」と怒られることがあります。
顧客は技術に関しては素人です。
なので、専門用語を使わずになるべく簡潔に、簡単に伝えないといけません。
顧客が分かるように説明に使う言葉のレベルを落とすのです。
「難しいことを難しく伝えるのは三流、難しいことを簡単に伝えるのが一流」、みたいなことを聞いたことがありますが、本当に伝えたいことを相手に伝えるのは難しいことなのです。
特に、相手が分かるように使う言葉のレベルを落とすのは、普段から分かりやすく説明することを意識しない限り、難しいことです。
職場の他の部署との連携もそう。
上司に報告する時もそう。
大抵の場合、話す相手はこちらの業務の内容を1から10まで知っているわけではありません。
特に顧客との会話では、業務内容を全く知らず、製品の仕様や使い方についても理解が怪しいことがあるかもしれません。
そのような相手に、技術者に話すのと同じレベルで話をすると、どうしても伝わらない部分が出て来てしまうのです。
だから、使う言葉のレベルを落として、説明を分かりやすくするという手間をかけて、丁寧に話をする必要があるのです。
相手のレベルに合わせて会話をするにはどうしたらいいのか？
相手のレベルに合わせて会話をするには使う言葉のレベルを落として説明を分かりやすくする必要があるという話をしました。
これを、もう少し掘り下げたいと思います。
我々は無意識に一般人と同じ立場で話をしていることがあります。
それは日常会話です。
日常会話の段階で難しい言葉を並べて分かりにくい話をする人は少ないと思います。
会話の相手が専門家でもなければ、同業者でもないからです。
なので、説明をする時も日常会話と同じレベルで話せばいいのです。
もちろん砕け過ぎた話し方はNGですが、余り堅苦しい言葉を使わずに肩の力を抜いて説明をするだけでも、相手のレベルに合わせて会話をすることが出来ます。
自然に出てくる言葉に頼ること。
無理して難しい言葉を使っても逆効果であって、デメリットしかありません。
そうであれば、最初から相手が分かる言葉だけを使い、相手と同じ土俵に立って説明することを意識する方がよほどこちらにとっても、相手にとってもメリットがあることだと思います。
今回のお話は以上となります。
最後まで読んでいただきありがとうございました。